ETIKET KANTOR

Dalam pergaulan di kantor, etiket sangat mutlak diperlukan. Etiket yang berlaku di kantor sangat banyak sekali. Seorang Public Relations harus menguasai dan memahami tentang etiket kantor tersebut.

Sebagai pedoman dalam pergaulan kantor, seorang Public Relations harus menghindari hal-hal yang bertentangan dengan etika kantor, antara lain:

Membentuk kumpulan atau golongan yang secara sadar menentang rekan-rekan yang tidak sepaham dengan kumpulan/golongannya. Sering tidak masuk kerja dengan berbagai alas an sehingga mengganggu serta menghambat aktivitas kerja.

Sering terlambat datang dan cepat-cepat pulang sebelum jam kantor. Terlalu sering menggunakan telepon kantor untuk kepentingan pribadi. Bersifat menjilat ke atas dan menekan ke bawah. Menunda pekerjaan yang seharusnya dapat diselesaikan.

Menggunakan fasilitas kantor tanpa ijin. Kurang hemat dalam menggunakan alat-alat.

Selain hal-hal yang telah dijelaskan di atas, seorang Public Relations perlu juga memperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan etiket kantor, seperti:

2.1 Etiket Berkenalan

Seorang Public Relations tidak lepas dari pergaulan sosial. Semua hubungan yang harmonis terjadi melalui proses perkenalan. Pertemuan pertama akan melahirkan kesan/image tertentu pada masing-masing individu.

Hal yang wajib dilakukan saat berkenalan:

a. Ucapkan nama dengan jelas

b. Lakukan kontak mata

Sorot mata yang ramah akan menunjukkan niat baik. Biasanya kontak mata terjadi sekitar tida detik. Menunduk atau mengalihkan pandangan menimbulkan kesan buruk

c. Jabat tangan dengan erat

Eratnya jabat tangan menandakan hangatnya pribadi seseorang dan menunjukkan rasa percaya diri.

2.1 Etiket Berpakaian

Untuk seorang Public Relations, cara berpakaian itu sangat penting. Karena cara berpakaian seseorang itu mencerminkan dirinya sendiri. Hal-hal yang harus diperhatikan seorang Public Relations dalam berpakaian adalah:

a. Hendaklah rapi, bersih dan sederhana.

b. Ketika memakai pakaian, hendaklah disesuaikan dengan tempatnya.

c. Pakaian yang kita pakai adalah pakaian yang sopan, tidak terlalu sempit dan tidakmenunjukkan aurat kita.

2.2 Etiket Bertelepon

Kegunaan telepon di sebuah kantor sangat begitu penting. Dengan telepon, kita dapat memperoleh informasi penting dari luar dan juga sebaliknya. Kita dapat memberikan informasi ke luar secara lisan tanpa perlu bertatap muka. Untuk seorang Public Relations, kegunaan telepon sangat dibutuhkan sekali. Oleh karena itu, seorang Public Relations harus mengetahui beberapa hal mengenai etiket bertelepon. Etiket bertelepon tersebut antara lain:

1. Saat Menerima Telepon

Angkatlah segera ketika telepon berdering. Jangan biarkan pesawat telepon berdering hingga lebih dari tiga kali. Ucapkan salam kepada setiap penelepon dan jangan lupa sebutkan nama perusahaan dengan jelas. Bila perusahaan mempekerjakan seorang operator untuk menerima vtelepon, tetap angkat telepon dengan nada ramah.

Tersenyumlah dengan ramah.

Ketahui nama atau identitas penelepon dengan segera menanyakannya. Dengarkan dengan baik informasi yang disampaikan penelepon

Tentukan waktu yang tepat jika kita akan menghubungi penelepon kembali (bila diperlukan).

Ucapkan terima kasih setiap selesai pembicaraan.

Biarkan penelepon menutup teleponnya terlebih dahulu. Sesudah itu, Anda bisa menutup telepon dengan tenang.

2. Saat Menelepon

a. Tulislah nomor telepon dan poin-poin yang akan kita sampaikan di selembar kertas.

b. Tunggu nada dering sampai enam-tujuh kali sebelum memutuskan untuk menutup pesawat telepon.

c. Segera perkenalkan diri pada si penerima telepon. Setelah itu beritahu dengan jelas orang yang kita tuju.

d. Sebelum mulai membicarakan hal-hal pokok, tanyakanlah dahulu apakah orang yang kita ajak bicara tidak berkeberatan dan punya waktu untuk berbicara dengan kita.

e. Lakukan pembicaraan sesingkat dan sejelas mungkin.

3. Menerima Telepon Untuk Orang Lain

a. Segera sambungkan atau berikan kepada yang berkepentingan dan tanyakan keterangan penelepon, misalnya siapa dan dari mana.

b. Katakan pada penelepon untuk menunggu sebentar dan informasikan kepadanya bahwa telepon akan dialihkan.

c. Beritahu orang yang dituju bahwa ada telepon untuknya. Jangan lupa beri keterangan diri si penelepon.

d. Bila yang dituju sedang tak ada di tempat atau sedang bicara, informasikan pada si penelepon dan tawarkan bantuan atau tanyakan apakah penelepon memiliki pesan untuk disampaikan pada orang yang ditujunya. Jangan lupa untuk mengkonfirmasi kebenaran pasan yang kita catat kepadanya.

e. Jangan biarkan penelepon menunggu terlalu lama. Usahakan agar dia menunggu selama tak lebih dari tiga puluh detik saja.

f. Jangan mentransfer telepon lebih dari dua kali.

2.1 Etiket Membina Hubungan Dengan Rekan Kerja

Untuk meraih sukses, seorang Public Relations haruslah membina hubungan yang harmonis dengan rekan kerja. Hal ini dapat dilakukan dengan:

a. Junjunglah tata krama

b. Bertemanlah dengan banyak orang, baik wanita maupun pria

c. Bila kita diminta memberi pandangan atau mengkritik pekerjaan seorang rekan kerja, lakukanlah secara objektif dan jangan menilai karena hal-hal yang bersifat pribadi.

d. Bergaullah sesuai dengan kepribadian dan nurani. Jangan ikut-ikutan tidak suka pada seseorang hanya karena ingin bergabung dengan kelompok tertentu.

e. Tidak perlu bertengkar hanya karena berbeda pendapat

Ketika seorang Public Relations menghadapi konflik di tempat kerja, maka seorang Public Relations harus dapat mengatasi konflik tersebut. Berikut ini adalah cara untuk menghadapi konflik yang terjadi, yaitu:

a. Jangan terburu-buru dalam mengambil keputusan. Kumpulkan data-data dengan akurat.

b. Cek permasalahan dan data pendukung yang ada, jangan sampai ada yang terlewat atau salah.

c. Endapkan dulu konflik itu, Hal ini bukan berarti menunda masalah, tetapi meredakan emosi yang ada di hati. Kalau hati sudah dingin, kepala pun bisa berpikir dengan jernih.

d. Berbicaralah empat mata dengan orang yang bersangkutan. Dengarkan baik-baik segala perkataannya dan pilahlah secara seksama. Dengan demikian, kita bisa mengetahui permasalahan dari berbagai sudut pandang.

e. Pelajarilah semua data yang telah kita terima dengan baik. Setelah mengetahui inti persoalan sejelas mungkin, kita bisa mengambil sikap, tindakan, atau keputusan secara objektif dan mungkin menawarkan berbagai alternatif.

2.2 Etiket Bertamu dan Menerima Tamu

Seorang Public Relations harus mengetahui dan menguasai etiket bertamu dan menerima tamu pada jam kerja.

a. Buatlah temu janji

Sebelum bertemu dengan klien, buatlah perjanjian terlebih dahulu. Usahakan untuk tidak membuat perjanjian-perjanjian di jam-jam kerja yang sibuk. Berkompromilah untuk menetapkan waktu temu yang menyenangkan bagi kedua belah pihak.

b. Konfirmasi Ulang sebelum bertemu

c. Cek tempat pertemuan

Cek dan pastikan tempat pertemuan. Hindari kemungkinan tersasar dan terlambat memenuhi janji.

d. Pembicaraan singkat, jelas dan padat

Selenggarakan pembicaraan dengan singkat, jelas dan padat.

e. Pehatikan penampilan

Ketika kita bertemu dengan setiap orang, kita harus berpenampilan rapi, segar dan bersih.

f. Jaga sikap

Bersikaplah ramah dan tulus agar suasana menyenangkan.

2.3 Etiket Bersikap di Depan Umum

Seorang Public Relations harus selalu siap untuk tampil di depan umum. Sikap seorang Public Relations haruslah benar-benar meninggalkan kesan yang baik, karena sikap seorang Public Relations merupakan citra dari sebuah perusahaan. Berikut ini adalah beberapa etiket yang berlaku jika kita bersikap di depan umum.

1. Berjalan di Tempat Yang Ramai

a. Berjalanlah di sisi kiri. Bila ingin mendahului orang yang berada di depan, bergeraklah dari sisi sebelah kanannya.

b. Biasanya pria berjalan di sisi yang melindungi wanita.

c. Jika membawa tas, maka tas dibawa di sebelah kiri

d. Saat menyebrang, pria menjadi pembuka jalan atau pelindung wanita.

2. Naik Turun Tangga

a. Biasanya pria naik terlebih dahulu atau sejajar dengan wanita.

b. Saat turun tangga wanita berjalan terlebih dahulu atau sejajar dengan wanita. Dengan begitu, pria terlihat seperti melindungi wanita.

3. Keluar Masuk Lift

a. Tunggulah di samping kiri lift, jangan menghalangi orang yang akan keluar dari lift.

b. Beri kesempatan kepada orang-orang yang akan keluar dari lift terlebih dahulu.

c. Saat masuk lift, wanita masuk terlebih dahulu dan pria memegangi pintu lift.

d. Segera bergerak merapat ke dinding atau ke belakang saat memasuki lift.

e. Bila dekat dengan tombol untuk menentukan tujuan, tanyakan secara sopan lantai yang dituju penumpang lain tekankan tombol tujuan.

f. Tas dan ransel diletakkan ke arah bawah ketika kita akan menaiki dan turun dari lift.

g. Bila sudah mendekati lantai yang Anda tuju, mendekatlah ke pintu.

h. Saat keluar dari lift, wanita keluar terlebih dahulu dan pria memegangi pintu lift.

4. Berkendaraan di Jalan Raya

a. Sisi kiri jalan untuk kendaraan yang lambat, dan sisi kanan jalan untuk mendahului.

b. Selalu memberi aba-aba.

c. Taati peraturan lalu lintas.

d. Jangan buang sampah sembarangan.

2.4 Etiket Berbicara di Depan Umum

Ketika seorang Public Relations berbicara di depan umum, maka hal-hal yang harus diperhatikan adalah:

a. Kuasai topik dengan baik

b. Perhatikan siapa pendengar yang datang. Dengan demikian kita dapat membuat pembicaraan yang tepat sasaran.

c. Sesuaikan volume suara saat berbicara dan perhatikan juga nada suara. Nada yang monoton tentu akan membuat bosan pendengar.

d. Sesuaikan kecepatan dan gaya bicara.

e. Tataplah semua yang hadir dengan senyum seperlunya. Jangan hanya menatap satu orang atau satu titik saja.

f. Lakukan persiapan mental dan latihan, karena hal ini akan mengurangi demam panggung.

g. Perhatikan penampilan fisik. Penampilan yang rapi dan bersih akan memberik kesan yang baik.

2.5 Etiket Tampil di Depan Media

Biasanya seorang Public Relations sering mewakili perusahaan untuk diwawancara oleh sebuah media, baik itu media cetak maupun media elektronik. Hal-hal yang harus diperhatikan seorang Public Relations saat tampil di media adalah:

a. Ketahui garis besar topik yang akan dijadikan bahan wawancara. Pelajari pertanyaan-pertanyaan yang hendak dilakukan oleh pewawancara. Dengan begitu, kita bisa memberikan jawaban yang cermat dan akurat.

b. Ketahui latar belakang media yang akan mewawancarai kita. Misalnya akan diwawancarai oleh sebuah majalah, setidaknya kita harus tahu majalah tersebut seperti apa dan membahas masalah apa.

c. Tidak perlu cemas dan menaruh rasa curiga yang berlebihan. Semua yang diawali dengan niat baik akan berakhir dengan baik.

d. Sediakan waktu yang cukup, ketika kita akan diwawancara oleh media.

e. Tentukan tempat yang tenang untuk melakukan wawancara.

f. Bersikaplah yang wajar, jangan terlalu ramah tapi jangan terlalu pendiam.

g. Berpakaian dan berdandan yang sopan, rapi dan netral-netral.

h. Jaga sopan santun dan perhatikan tutur kata. Image seorang Public Relations dan perusahaan yang kita wakili sangat bergantung pada sikap kita saat diwawancara.

i. Perhatikan ekspresi. Jangan terlalu banyak mengumbar senyum ketika berbicara tentang hal-hal yang serius.

2.6 Etiket Dalam Memanfaatkan Fasilitas Perusahaan

Seorang Public Relations biasanya selalu mendapatkan fasilitas-fasilitas yang lebih di kantornya dibanding dengan karyawan/staff yang lainnya. Seorang Public Relations harus menyikapi hal ini dengan cermat dan hal-hal yang harus dilakukan seorang Public Relations dalam memanfaatkan fasilitas perusahaan tersebut adalah:

a. Ketahui hak dan kewajiban Kita dengan jelas. Jangan sampai menyalahgunakan karena ketidaktahuan.

b. Gunakan Fasilitas perusahaan untuk keperluan perusahaan. Misalnya, tidak etis menggunakan kendaraan perusahaan untuk bertamasya dengan keluarga dengan tanggungan bensin dari perusahaan. Kalau memang sekali-sekali kita memerlukannya, mintalah izin perusahaan dan ikuti prosedur yang berlaku.

c. Rawat Fasilitas kantor secara baik-baik.

d. Jangan meremehkan fasilitas kantor seperti toilet, ruang duduk, dan hal-hal sejenis.

2.7 Etiket Bisnis

Etiket bisnis merupakan tata cara berbisnis yang sopan dan santun sehingga kehidupan bisnis akan berjalan dengan menyenangkan dan efisien karena terciptanya suasana saling menghargai.

Seorang Public Relations harus mengetahui, menguasai dan menerapkan etiket bisnis ini dalam kegiatan humasnya. Yang perlu diperhatikan oleh seorang public relations untuk berbisnis sesuai dengan etika adalah:

a. Kendalikan diri. Jangan menghalalkan segala cara seperti berbuat kecurangan,korupsi, mengambil hak orang lain, mencari jalan pintas yang tidak pantas, atau menyuap untuk memperlancar bisnis.

b. Sadarlah akan tanggung jawab sosial kita. Pedulikanlah kepentignan masyarakat dan sumber daya alam.

c. Ciptakan persaingan yang sehat. Jalinlah kerja sama yang erat antara pelaku bisnis yang kuat dengan golongan menengah ke bawah.

d. Bersikap transparan. Dengan demikian prasangka buruk dapat dihindari.

e. Konsisten dan konsekuen dengan hukum yang berlaku dan aturan main yang telah disepakati bersama.

f. Bersikap peka dan bertoleransilah dengan orang lain. Jangan mengorbankan kepentingan dan perasaan orang lain demi meraih keuntungan sebesar-besarnya.

g. Bila memiliki mitra bisnis jangan bohongi mitra kita dengan berbagai dalih untuk mengenyakannya dari sisi kita.

h. Jangan menusuk teman dari belakang. Sikap yang seperti ini akan menghancurkan bisnis kita.